Rzeczywistość pandemii zmusiła nas wszystkich do przejścia w online. Także my w Good Books, musieliśmy się przystosować do nowej rzeczywistości. Instytucja czy firma która chce realizować działania online musi sobie zadać wiele pytań i dopiero odpowiedzi na nie pozwolą skutecznie zawojować wirtualną przestrzeń.
Jak profesjonalnie zorganizować spotkania autorskie online oraz Dyskusyjny Klub Książki online w bibliotece? Która platforma i oprogramowanie jest najprzyjaźniejsza i najtańsza (lub darmowa)? Czego używać – komputera, telefonu, a może tableta? Jak się ubrać i jakich błędów nie popełniać? Jakiej użyć kamerki i dlaczego dobry mikrofon (np. krawatowy czy objętościowy) jest taki ważny?
Spotkania autorskie online: krok po kroku
Zebraliśmy wszelkie doświadczenia, dobre praktyki i rady, które wypracowaliśmy podczas pandemicznych webinarów i przekazaliśmy je w formie szkolenia dla bibliotekarzy online dla Krośnieńskiej Biblioteki oraz bibliotekarzy z powiatu.
Forma spotkania online: otwarte/ zamknięte
Przede wszystkim jako organizator wydarzenia, zastanów się, czy chcesz zrobić otwarte, czy zamknięte spotkanie online. Jest to ważne, gdyż od tego zależy, ile osób możemy zaprosić, gdzie i jak promować wydarzenie, czy robimy formularz zapisu i wpływa też na przebieg szkolenia. Jeżeli wystąpią problemy techniczne, to ile osób się nimi zajmie – jedna, czy lepiej dwie-trzy?
Wybór platformy
Zwykłe spotkanie DKK można dziś zrobić używając aplikacji WhastApp, w której wystarczy założyć grupę. Dzięki nowym limitom, będzie można organizować spotkania nawet 8 osób w trybie video i to całkowicie bezpłatnie. Do bardziej zaawansowanych zastosowań warto skorzystać z profesjonalnej patformy webinarowej. Obecnie w internecie jest ogromny wybór platform, na których możemy organizować biblioteczne spotkania autorskie, lub też inne online. My polecamy zwrócić uwagę na te, które:
- są dostępne w języku polskim (polecamy zwrócić szczególną uwagę na LiveWebinar, ClickMeeting oraz Google Hangouts);
- mają wersję darmową na czas określony;
- biblioteka może sobie pozwolić cenowo;
- mają pokoje dla 100 osób (pakiety na większą ilość osób można dokupić w trakcie).
Podział ról i obowiązków
Organizując spotkania online dla swoich czytelników, lub dla bibliotekarzy w powiecie, należy pamiętać, że trzeba podzielić obowiązki. Dlatego warto sobie zadać ważne pytania, a mianowicie:
- Kto będzie odpowiadał za regularną opłatę platformy, lub regularne założenie darmowego konta?
- Kto zajmie się kontaktem z prowadzącymi, ustali wszystkie szczegóły i podpisze z nimi umowę?
- Komu doręczymy obsługę techniczną spotkania online?
- Który z bibliotekarzy zajmie się promocją wydarzenia na social media oraz po spotkaniach napisze relacje?
Harmonogram działań
Kiedy już mamy podzielone role, to warto obowiązki rozplanować w kalendarzu i ustalić, co i na kiedy powinno zostać zrobione. Wtedy mamy pewność, że wszystko wyjdzie w swoim czasie i nie przeszkodzi innym zaplanowanym obowiązkom bibliotekarzy.
Miejsce prowadzenia spotkania
- Oczywiście wybierając miejsce, w którym chcemy prowadzić nasz webinar, zwróćmy uwagę na tło, które będzie widoczne w kadrze. Zadbajmy, żeby nie było bałaganu, żeby dookoła była cisza i żeby w trakcie szkolenia nikt nie wchodził do pokoju, gdzie siedzimy.
- Jeżeli w domu mamy psa, który w każdej chwili może szczeknąć – na początku spotkania warto o tym poinformować, żeby każdy uczestnik był przygotowany na taką sytuację.
- Jeżeli w trakcie spotkania chcemy pokazać jakieś książki lub materiały – to przygotujmy je i postawmy na biurku przy komputerze, żeby nie wstawać i nie szukać później tych książek. Zadbajmy o szklankę wody obok.
Przygotowanie techniczne
- Podstawą prowadzenia spotkania online jest oczywiście dobre łącze z internetem.
- W miarę możliwości najlepiej mieć drugi monitor: na jednym ekranie widzimy pokój ze spotkaniem i czatem z publicznością, a na drugim mamy ściągi: powiększoną prezentację, notatki, czat z obsługą techniczną.
- Przy spotkaniu online najlepiej się sprawdza bezprzewodowe klawiatura i myszka. Wtedy w trakcie szkolenia żadne kable nam nie będą przeszkadzać.
- Najważniejszy jest jednak dobry dźwięk. Dobry dźwięk uzyskamy, korzystając z mikrofonu, lub ze słuchawek z mikrofonem.
Ubiór prowadzącego
Prowadzący powinien być ubrany w miarę elegancko, tak aby kolor ubrania kontrastował z tłem. Jeżeli mamy w tle jasną ścianę, to w kadrze najlepiej będzie wyglądała ciemna koszula i odwrotnie.
Jak utrzymać dobry kontakt z publicznością i jak ją uaktywnić?
- Cały czas musimy publiczności zadawać pytania z prośbą o odpowiedź na czacie.
- Możemy także rozdawać punkty za aktywność z zapowiedzią nagrody dla zwycięzców.
- Odpowiadając uczestnikom na czacie, piszmy pełnymi zdaniami – profesjonalnie, a nie po amatorsku.
- Trzymajmy kontakt z publicznością i czytajmy na głos to, co jest napisane na czacie przez uczestników spotkania.
- Co 20-30 minut, upewniajmy się, czy dobrze słychać.
- Pamiętajmy także o krótkiej przerwie, jeżeli szkolenie jest zaplanowane na ponad półtora godziny.
Czego lepiej nie robić podczas prowadzenia spotkania online?
- Pić napój z włączonym mikrofonem. Jeżeli podczas spotkania online chcemy się napić wody, pamiętajmy, żeby wyłączyć na te trzy sekundy mikrofon, żeby cała wirtualna sala nie słyszała odgłosu przełykania.
- Uderzać w stół na którym stoi komputer – dźwięki będą mocno słyszalne dla publiczności.
- Pisać bez potrzeby na klawiaturze – ten dźwięk jest słyszalny, jeśli nie mamy zewnętrznego mikrofonu.
- Jeść lub żuć gumę podczas spotkania online – wygląda to nieprofesjonalnie dla odbiorcy.
- Milczeć – cały czas trzeba utrzymywać kontakt z uczestnikami wydarzenia online, żeby czuli się zaopiekowani.
Treść, którą chcemy przekazać
Te wszystkie rady, triki i kwestie techniczne oczywiście są bardzo ważne do zastosowania. Natomiast trzeba pamiętać też o treści, którą chcemy przekazać naszym odbiorcom podczas spotkania autorskiego czy Dyskusyjnego Klubu Książki.
- Plan takiego spotkania warto rozpisać i o nim pamiętać w trakcie spotkania.
- Pamiętajmy o tym, że najlepiej są zapamiętywane informacje usłyszane na początku oraz na końcu spotkania. Więc ten czas warto wykorzystać z głową.
- Jeszcze jedną ważną kwestią jest umieszczenie logo biblioteki oraz partnerów i patronów na prezentacji. |Wtedy nie musimy się martwić, jeżeli ktoś z uczestników zrobi dla siebie zdjęcie ekranu i go gdzieś umieści.
Jeżeli chcesz zorganizować szkolenie dla bibliotekarzy na ten lub też inny temat – napisz, lub zadzwoń do nas, a odpowiemy na wszelkie pytania i przedstawimy szczegóły:
