Ankieta Google Forms to darmowe narzędzie, które świetnie sprawdzi się w bibliotece. Badanie potrzeb czytelników i użytkowników biblioteki, diagnoza potrzeb szkoleniowych kadry, zapisy na biblioteczne wydarzenia, tworzenie raportów – to tylko kilka zastosowań. Google Forms pozwala w prosty sposób tworzyć ankiety, formularze zgłoszeniowe czy narzędzia do zbierania danych, a wyniki można analizować natychmiast po wypełnieniu przez użytkowników. Poniżej cztery sprawdzone sposoby wykorzystania formularzy w pracy biblioteki.
1. Badania potrzeb czytelników i użytkowników biblioteki
Ankiety online to szybki i skuteczny sposób na poznanie oczekiwań czytelników oraz użytkowników biblioteki. Pozyskane w ten sposób informacje wspierają codzienną pracę bibliotekarza, a często są też niezbędnym elementem przy ubieganiu się o dotacje. Dobrze zdiagnozowane potrzeby odbiorców pozwalają świadomie rozwijać ofertę biblioteki i dostosowywać ją do realnych oczekiwań lokalnej społeczności. Dzięki Google Forms możesz:
- zebrać opinie o zbiorach (np. zapotrzebowanie na różne gatunki, konkretne tytuły, zainteresowanie e-czytelnictwem),
- sprawdzić preferencje dotyczące wydarzeń – zarówno ich tematyki, jak i dogodnych terminów oraz godzin trwania,
- dodać pytania otwarte, by czytelnicy mogli swobodnie proponować swoje inicjatywy.
Przykładowe pytania:
„Jakie gatunki literackie interesują Cię najbardziej?”
„Jakie konkretne tytuły lub autorów chciał(a)byś zobaczyć w bibliotece?”
„Jakie wydarzenia chciał(a)by Pan/Pani zobaczyć w bibliotece w nadchodzącym roku?”
„W jakich dniach i godzinach najchętniej uczestniczysz w wydarzeniach?”
„Co mógłby poprawić Twój komfort korzystania z biblioteki?”
2. Badania potrzeb szkoleniowych kadry
Google Forms świetnie sprawdza się także jako narzędzie do diagnozy potrzeb szkoleniowych pracowników. Można wykorzystać ankiety do:
- sprawdzenia obszarów, w których pracownicy chcą się rozwijać (np. obsługa narzędzi cyfrowych, animacja kultury, praca z osobami ze szczególnymi potrzebami),
- zebrania pomysłów na tematykę przyszłych szkoleń i warsztatów.
Ważnym elementem jest anonimowość — w ustawieniach formularza można wyłączyć zbieranie adresów e-mail, co zachęca pracowników do szczerych odpowiedzi.
Przykładowe pytania:
„Oceń w skali od 1 do 5, na ile czujesz się swobodnie w pracy z narzędziami cyfrowymi.”
„W jakich dziedzinach chciał(a)byś rozwinąć swoje umiejętności? (lista + możliwość wielokrotnego wyboru)”
„Jakie konkretne tematy szkoleń byłyby dla Ciebie najbardziej przydatne? (pytanie otwarte)”
„Czy chcesz zaproponować konkretnego trenera, organizację lub formę zajęć? (pytanie otwarte)”
3. Zapisy na wydarzenia
Formularze zgłoszeniowe to wygodne narzędzie do organizacji:
- warsztatów, klubów dyskusyjnych, lekcji bibliotecznych,
- terenowych gier mobilnych,
- wydarzeń specjalnych (np. Nocy Bibliotek, spotkań autorskich).
Oczywiście warto zadbać, aby wydarzenie było w pełni dostępne dla osób ze szczególnymi potrzebami. Jednak w formularzu zapisu możesz umieścić pole, w którym uczestnicy mogą zgłosić potrzebę udogodnień lub dodatkowego wsparcia podczas wydarzenia. Nie należy pytać o konkretne problemy zdrowotne ani diagnozy — to informacje wrażliwe. Lepiej sformułować pytanie w sposób neutralny, np.:
„Czy podczas wydarzenia potrzebuje Pan/Pani szczególnych udogodnień lub wsparcia (np. tłumacza PJM, dostępu do windy, miejsca siedzącego w pierwszym rzędzie, pomocy wolontariusza)?”
Możesz także zaproponować kontakt bezpośredni:
„Jeśli ma Pan/Pani pytania dotyczące dostępności wydarzenia, prosimy o kontakt pod adresem… lub telefonicznie…”
Pamiętaj, żeby nie wykluczać osób, które nie korzystają aktywnie z Internetu i mediów społecznościowych! Dobrą praktyką jest prowadzenie zapisów dwutorowo:
- offline — dla osób, które wolą lub muszą zgłosić się osobiście w bibliotece,
- online — przez formularz, co pozwala uniknąć kolejek i chaosu przy dużej liczbie chętnych.
Jeszcze jedno: należy pamiętać o obowiązku publikacji klauzuli RODO i ochrony dostępu do zgromadzonych danych. Google Forms, jako część pakietu Google, spełnia wymagane standardy ochrony danych, jednak odpowiedzialność za ich prawidłowe przetwarzanie spoczywa na organizatorze wydarzenia. Poinformuj uczestników o celu zbierania danych, czasie ich przechowywania oraz tym, kto jest administratorem danych. Nie przekazuj zebranych informacji osobom trzecim, udostępniaj dostęp do formularza wyłącznie upoważnionym pracownikom i zabezpiecz swoje konto silnym hasłem.
4. Dokumentacja i raportowanie
Google Forms automatycznie gromadzi odpowiedzi w tabeli i prezentuje wyniki w formie czytelnych wykresów.
Dzięki temu:
- można łatwo przygotować czytelny raport,
- nie trzeba ręcznie liczyć wyników ankiety,
- dane można eksportować do pliku Excel i wydrukować.
To oszczędność czasu i gwarancja porządku w dokumentacji — zarówno przy ewaluacji działań, jak i planowaniu kolejnych projektów.
Podsumowanie
Jak widzisz, Google Forms w bibliotece to nie tylko „narzędzie do ankiet”. To sposób na lepsze poznanie czytelników, sprawną organizację wydarzeń, wsparcie rozwoju kadry oraz uporządkowaną dokumentację. Dzięki prostocie obsługi i dostępności online, formularze można wprowadzić do codziennej pracy bez dodatkowych kosztów!
