W bazie archiwów na stronie Centrum Archiwistyki Społecznej znajduje się już 716 rekordów! I ta liczba cały czas rośnie. Wiele archiwów społecznych jest prowadzonych właśnie przy bibliotekach. Ale jak się zabrać za takie działania? Dowiedz się jak prowadzić archiwum społeczne, pozyskiwać archiwalia i przyjmować zbiory. Zostań społecznym archiwistą!
Dziedzictwo lokalne – próba definicji
Możemy zdefiniować pojęcie dziedzictwa jako ogółu wartości (materialnych i niematerialnych) odziedziczonych po przodkach, które mają szczególną wartość kulturową, bądź naukową dla rozwoju cywilizacji i które uznajemy za warte ochrony. To również dorobek naszych czasów, który zostawimy w spadku dla następnych pokoleń. To ostatnie stwierdzenie staje się punktem wyjścia do rozważań nad archiwami rodzinnymi, które kryją w sobie wiele ciekawych oraz unikatowych materiałów.
Bądź trendy i zostań społecznym archiwistą…
Archiwa społeczne gromadzą, przechowują, opracowują, a w konsekwencji udostępniają materiały dokumentowe, ikonograficzne oraz audiowizualne pozyskane m.in. z archiwów rodzinnych. Ponieważ stanowią przykład oddolnej inicjatywy mogą być prowadzone przez instytucje np. biblioteki, stowarzyszenia, muzea, jak i osoby prywatne.
Warto zastanowić się czym archiwum społeczne ma się zajmować i na czym organizatorowi najbardziej zależy. Jeśli tworzymy archiwum w miejscowości, w której działa np. Archiwum Państwowe albo fundacja/stowarzyszenie/inna instytucja gromadząca archiwalia warto szukać dla siebie specjalizacji. Np. gromadzić tylko materiały audiowizualne np. rozmowy z najstarszymi mieszkańcami naszej miejscowości, albo przedstawicielami tzw. ginących zawodów itp.
Podejmując decyzję o tym, co będziemy gromadzić, musimy pamiętać o ograniczeniach wynikających np. z przestrzeni w których zamierzamy je przechowywać. A także o tym, że inne warunki musimy zapewnić dokumentom, inne fotografiom, a jeszcze inne nośnikom audio/video. Kolejną kwestią nad którą należy się zastanowić to forma. Jeśli decydujemy się się na gromadzenie dokumentów i fotografii, to czy interesują nas wyłącznie oryginały? Czy dopuszczamy możliwość pozyskiwania ich również w formie skanów?
Pozyskiwanie archiwaliów – jak to robić?
- Archiwa społeczne mogą pozyskiwać swoje zbiory zwracając się do osób prywatnych, organizacji, stowarzyszeń, fundacji itp. które nie mają możliwości i środków do odpowiedniego przechowywania, opracowania i udostępniania swoich archiwaliów.
- Inicjatywy społeczne – uczestnictwo we wszelkiego rodzaju akcjach społecznych powiązane z promocją archiwum społecznego. Pamiętajmy, że zaufanie buduje się niekiedy miesiącami, więc musimy dać naszym przyszłym darczyńcom poczucie profesjonalizmu i przejrzystości naszych działań.
- Współpraca z innymi organizacjami (w tym również zagranicznymi) w ramach wymiany zbiorów np. pocztówek, druków drugiego obiegu, dokumentów życia społecznego.
- Zakup materiałów archiwalnych np. na aukcjach, od regionalistów, bądź mieszkańców naszej miejscowości, jeśli nie są zainteresowani udostępnieniem ich bezkosztowo.
- Apele o przekazywanie archiwaliów skierowane za pośrednictwem mediów do lokalnej społeczności.
Przyjmowanie zbiorów
Kluczowym momentem przy przejmowaniu zbiorów jest przejrzyste ustalenie warunków na jakich darczyńca je przekazuje, a także w jaki sposób archiwum społeczne będzie nimi dysponowało. W trakcie rozmowy warto omówić wszelkie wątpliwości, które mogą się zrodzić po stronie przekazującego, a także naszej jako organizatora. Np. czy ofiarodawca dysponuje prawami autorskimi oraz pokrewnymi do materiałów.
Kolejny ważny etap to selekcja przyjmowanych materiałów. Można jej dokonać w momencie przyjmowania zbiorów, bądź na etapie opracowywania. Przy przejmowaniu materiałów należy sporządzić spis przejmowanych materiałów.
Ostatni etap to podpisanie umowy. Istotne jest sformułowanie odpowiednich umów zabezpieczających każdą ze stron, tak by w przyszłości np. na etapie udostępniania zbiorów czy to w Internecie, czy np. na wystawie nie było co do tego wątpliwości.
