W ramach szkoleń BLISKO dobrze jest zacząć od warsztatów podnoszące kompetencje pracowników biblioteki i jej partnerów – jak stworzyć z biblioteki tzw. trzecie miejsce oraz z zakresu podejmowania współpracy z otoczeniem lokalnym przy realizacji projektów kulturalnych.
Biblioteka jako „trzecie miejsce”
Jak podkreślają uczestniczki i uczestnicy po dwóch dniach szkoleniowych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Helu, było to bardzo wartościowe spotkanie na starcie projektu. Osoby, reprezentujące instytucje i stowarzyszenia partnerskie mogły się lepiej poznać, zobaczyć swoje potrzeby i kompetencje, a także zasoby. Będą ze sobą pracować przez dwa lata w projekcie BLISKO i na pewno także później przy wielu innych okazjach. Dlatego warto zadbać o cały zespół i wziąć pod uwagę zasady dobrej współpracy.
10 kroków do dobrej współpracy w zespole projektowym:
- Ważny jest stały i różnorodny pod względem cech i kompetencji zespół 4-6 osób. Im różne mamy zasoby osobiste tym łatwiej nam się uzupełniać w pracy i dzielić zadania.
- Wśród nich powinien znaleźć się lider – osoba, która potrafi rozdzielać i egzekwować zadania oraz motywować zespół. Nie musi być to dyrektor biblioteki.
- Dobrze jest ustalić rozciągnięty w czasie harmonogram prac, z konkretnymi datami i kamieniami milowymi – czyli punktami zwrotnymi wspólnej pracy. Odnosić się do niego i weryfikować w miarę potrzeb.
- Należy w nim uwzględnić przesunięcia czasowe, nagłe sytuacje, także związane z mniejszym zaangażowaniem osób z zespołu.
- Warto zadbać o sposób i kanały komunikacji – statusy mailowe, komunikatory, chat grupowy, spotkania online oraz określić jakie informacje, którym kanałem.
- Dobrze jest zaplanować spotkania cykliczne, statusowe, z agendą – jakie tematy będą na nich poruszane i z podsumowaniem co zostało ustalone.
- Dużą wartość mają też spotkania retrospektywne, podczas których sprawdzamy co w naszej pracy nam służy, a co warto zostawić lub zmienić.
- Istotne jest rozdzielenie zadań zgodnych z kompetencjami osób w zespole i wzięcie za ich wykonanie odpowiedzialności.
- Pomocne może być korzystanie z narzędzi i aplikacji do pracy zespołowej jak Trello czy Asana.
- I najważniejsze to pamiętając o wspólnym celu zadbać o kluczowe: zaufanie, wzajemne wsparcie, szczerość i poczucie bezpieczeństwa w zespole projektowym.
