Zanim napiszesz wniosek do Krajowego Funduszu Szkoleniowego lub jakiegokolwiek innego programu dotacyjnego, który umożliwi Ci uczestnictwo w szkoleniach – musisz dowiedzieć się, czego nie wiesz. Sprawdzić, na jakim poziomie jesteś z nowinkami technologicznymi. A przede wszystkim: sprawdzić czego potrzebujesz się nauczyć z perspektywy Twoich pracodawców, z uwzględnieniem strategii rozwoju całej instytucji. Poznaj narzędzia do przeprowadzania diagnozy potrzeb szkoleniowych.
Metody diagnozy potrzeb szkoleniowych
Diagnozę możesz przeprowadzić wewnętrznie, bez czyjejkolwiek pomocy. Jednak słuszne wydaje się poszerzenie zakresu analizy. Chociażby poprzez posłuchanie odbiorców, którzy odbierają działania Twoje i Twoich współpracowników w sposób obiektywny. Oczywiście, uwzględnienie indywidualnych potrzeb szkoleniowych pracowników jest istotne! Ale Twoją rolą jest zobaczenie szerszego kontekstu i dalszej perspektywy.
Misja i wizja
Pierwszą rzeczą, którą Ty i cała instytucja musicie sobie uświadomić, jest cel. A tak naprawdę misja i wizja organizacji. Czym różnią się te dwie perspektywy?
Zacznijmy od wizji. To wyrażona słownie wizualizacja pożądanego stanu organizacji, do którego będą dążyć wszyscy jej pracownicy. Dobra wizja jest ambitna ale realna, zwięzła, czasami wyniosła, bo ma w swoim brzmieniem motywować otoczenie.
Misja jest pojęciem konkretniejszym od wizji, zawierającą więcej szczegółów, które po dalszym rozbudowaniu i skonkretyzowaniu będą tworzyć ’’strategię’’.
SWOT
Dopiero wiedząc do czego dążymy możemy zacząć zastanawiać się, czego potrzebujemy aby to osiągnąć. Nasza diagnoza powinna rozpocząć się od przeanalizowania stanu całej organizacji. Do tego posłuży nam analiza SWOT. Zasady analizy SWOT są łatwe. Chodzi o to, aby w kwadracie 2×2 wypisać od góry: silne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Zwykle wynikają one z siebie nawzajem. I bardzo często możemy mieć na nie wpływ! Uświadomienie sobie potencjału organizacji pozwoli nam stworzyć plan na najbliższe miesiące oraz lata.
Rozmowa
Diagnozę potrzeb szkoleniowych poszczególnych pracowników warto zacząć od rozmowy. Dobrze jest poznać plany i oczekiwania pracownika. Być może on sam przyznaje się do swoich słabych stron i jest świadomy swoich braków. Jeśli tak, łatwo będzie przekonać go do udziału w szkoleniach. Jeśli jednak stara się ukryć lub zatuszować swoje niedobory wiedzy, być może będzie w nim również opór wobec programów szkoleń. Pamiętaj, że nie jest łatwo przyznać się do swoich niedoskonałości, nawet przed samym sobą. Jeśli przeprowadzasz rozmowę ze współpracownikiem pamiętaj o zachowaniu kultury, atmosfery zrozumienia i najważniejsze – nie oceniaj.
Ankieta
Jeśli jesteś już po rozmowie z pracownikami – czas na mały test. Nie o wszystkim łatwo jest mówić w cztery oczy. Ankieta, w której znajdą się odpowiednio dobrane pytania, pogłębi dalej analizę i autoanalizę pracowników. Tworząc ankietę, pamiętaj:
- Określ cel.
- Postaraj się aby ankieta nie była zbyt długa.
- Stwórz pytania z łatwo mierzalnymi odpowiedziami.
- W jednym pytaniu pytaj tylko o jedno zagadnienie.
- Unikaj sugerujących odpowiedzi.
- Kolejność pytań też jest ważna.
- Przetestuj ankietę (np. na jednym pracowniku).
- Zredaguj tekst powitalny do ankiety.
- Podziel się wynikami z respondentami.
Badanie 360 stopni
To najbardziej kompleksowe z przedstawionych tutaj badań. Obejmuje nie tylko opinię pracownika i przełożonego. W badaniu biorą udział także ewentualni podwładni pracownika, jego współpracownicy, ale także klienci, osoby z którymi styka się w pracy. Ankieta oceniająca kompetencje pracownika trafia do wszystkich tych osób. Odpowiedzi są udzielane anonimowo, co ma zapewnić możliwie maksymalną szczerość i otwartość respondentów. Obraz pracownika, jaki wyłoni się z takiego badania, powinien być miarodajny i obiektywny. Punkty wspólne w różnych ankietach z pewnością zwrócą uwagę tego, kto przeprowadza badanie. Pytania w ankietach mogą dotyczyć umiejętności, kompetencji społecznych, zdolności do współpracy, cech charakteru i poziomu emocjonalności danej osoby. Badanie, tak jak w przypadku ankiety, powinno zakończyć się rozmową na temat wyników z osobą, której one dotyczą. Zaś finalnie przełożony powinien zaplanować taki plan szkoleniowy, który pozwoli pracownikowi rozwijać się i pracować nad swoimi słabymi stronami!
