W trakcie webinarium 3 listopada mieliście Państwo wiele pytań dotyczących składania wniosków do programów MKiDN. Nie zmieściłam się ze wszystkimi odpowiedziami w czasie na nie zaplanowanym, dlatego też zgodnie z deklaracją przygotowałam odpowiedzi. Część druga dotyczyć będzie konstrukcji wniosku, budżetu i innych kwestii. Pytania są o różnym poziomie szczegółowości – pewnie dlatego, że w webinarze wzięło udział blisko 900 osób! Odpowiedzi mają charakter pomocniczy – przede wszystkim polecam Państwu przeczytanie regulaminów programów i analizę warunków w nich opisanych.
Kategorie pytań i odpowiedzi:
Wnioski do programów MKiDN 2024 – konstrukcja wniosku
- Na czym skupić się w opisie działalności wnioskodawcy? Czy opis działalności wnioskodawcy musi być w każdym wniosku (jeśli składamy kilka) tak samo sformułowany, czy można go modyfikować (akcentując informacje pod dany wniosek)?
W formularzu wniosków MKiDN macie Państwo trzy pola do wypełnienia:
- dwa najważniejsze projekty wnioskodawcy z ostatnich 2 lat,
- dwa projekty infrastrukturalne,
- plan rozwoju wnioskodawcy z wykorzystaniem niniejszego działania.
W pierwszych dwóch punktach proszę opisać projekty, którymi chcecie się Państwo pochwalić. Szczególną uwagę chciałabym zwrócić na ostatni punkt, ponieważ stanowi on jedną ze składowych oceny potencjału organizacyjnego wnioskodawcy.
Ponieważ część dot. rozwoju ma uwzględniać wykorzystanie działania, o dofinansowanie którego właśnie Państwo aplikujecie, to powinna być modyfikowana w zależności od wniosku.
- Co z opisem dotychczasowej działalności, jeśli do tej pory jej raczej nie było? Czy jeśli nowa jednostka, która jeszcze nie ma doświadczenia, chciałaby złożyć wniosek, ma szansę na uzyskanie dotacji, skoro nie ma historii? Prowadzący fundację ma doświadczenie w instytucji kultury.
Proszę wtedy w opisie odnieść się do wcześniejszych działań podejmowanych przez zespół projektowy i bardzo dobrze przygotować plan rozwoju wnioskodawcy na kolejne lata.
Jeśli Państwo dopiero zaczynacie działalność, rekomenduję także równoległe rozejrzenie się za mniejszymi i mniej wymagającymi grantami niż wnioski do MKiDN. Przy mniejszych projektach, w tym zwłaszcza regionalnych, macie Państwo większe szanse na sukces oraz budujecie sobie w ten sposób historię organizacji.
- Czy dotychczasowa działalność wnioskodawcy tyczy się tylko instytucji, w której aktualnie jest się zatrudnionym i w jej imieniu składa się wniosek?
Tak, składacie Państwo wniosek w imieniu instytucji lub organizacji. Państwa osobiste doświadczenie i kompetencje można opisać w części dotyczącej osób odpowiedzialnych za koordynację zadania (o ile oczywiście będzie Państwo zadanie koordynować).
- Co zrobić, jeśli przez pandemię w placówce nie działo się prawie nic (decyzją dyrektora)?
Ostatnie obostrzenia dla instytucji kultury zostały zniesione w maju/czerwcu 2021 roku – od tamtego czasu minęło już ponad dwa lata, także mam nadzieję, że działalność instytucji została przywrócona i znajdą się działania, które będziecie mogli Państwo opisać we wniosku.
- Czy w punkcie pt. Informacje na temat osób odpowiedzialnych za koordynację merytoryczną i organizację zadania należy wpisywać konkretne imiona i nazwiska realizatorów?
Jeżeli tylko Państwo wiecie, kto będzie projekt realizował – tak, proszę podawać konkretne imiona i nazwiska. To doświadczenie i kompetencje poszczególnych osób Państwo opisujecie w tej części, to one składają się na „potencjał organizacyjny” wnioskodawcy.
- Czy w informacjach na temat osób odpowiedzialnych za koordynację i organizację zadania możemy wpisać osobę reprezentującą współorganizatora która ma pomóc nam w promocji zadania?
Formalnie nie ma przeciwwskazań, aby wpisać konkretną osobę do wniosku, jeśli będzie realnie zaangażowana w działania projektowe. Natomiast instytucję lub organizację będącą współorganizatorem projektu proszę wpisać w miejscu na partnerów – nie w opisie osób zaangażowanych w koordynację projektu.
- Informacja na temat wykorzystania środków w celu zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami – co należy wpisać w tym punkcie?
Wszystkie działania, które podejmujecie Państwo na rzecz osób ze szczególnymi potrzebami. Może to być:
- w aspekcie promocyjnym: audiodeskrypcja lub tłumacz języka migowego w materiałach video, opisy alternatywne przy zdjęciach (umożliwiające osobom posługującym się czytnikami tekstu zapoznanie się z obrazem); materiały promocyjne drukowane z większymi literami oraz odpowiednim kontrastem kolorów; jeśli strona www nie jest dostępna, to może uda się chociaż zainstalować „wtyczkę” – dodatkowe oprogramowanie, które taką dostępność umożliwia,
- w trakcie wydarzeń: zapewnienie audiodeskrypcji, tłumacza język migowego lub przenośnej pętli indukcyjnej, zapewnienie dostępu do toalety dla osób z niepełnosprawnością,
- w aspekcie likwidowania barier przestrzennych: organizacja transportu dla osób z trudnościami w poruszaniu się, zapewnienie podjazdu dla wózków, zapewnienie dostępu budynku lub miejsca organizacji wydarzenia dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
Oczywiście, nie wszystkie te działania musicie Państwo realizować w każdym z projektów. Kluczową kwestią jest, czy w grupie docelowej – zarówno odbiorców bezpośrednich, jak i pośrednich projektu – są osoby ze szczególnymi potrzebami. Proszę pamiętać, że są to nie tylko osoby z niepełnosprawnościami, ale także osoby starsze czy też osoby mające pod opieką małe dzieci.
Wnioski do programów MKiDN 2024 – budżet
- Jak najlepiej w części opisowej projektu sformułować koszty, np. wyliczyć przy konkretnym działaniu?
W części opisowej nie ma konieczności podawania kalkulacji poszczególnych kosztów, natomiast opis powinien być tak skonstruowany, aby w sposób logiczny łączył się z budżetem. Jeśli więc planujecie Państwo np. wydarzenie finałowe, to warto przy nim napisać, że będzie poczęstunek dla określonej ilości osób – uzasadniacie w ten sposób koszty cateringu. Jeśli ma być wystawa, to dobrze określić, w jaki sposób będzie wykonana – czy kupujecie sztalugi lub ramy, czy będzie to wydruk na planszy.
- Czy w preliminarzu kosztów sumować wszystkie wynagrodzenia / honoraria w jednej pozycji kosztorysu czy lepiej rozbijać je na wiele pozycji (wynagrodzenie każdego twórcy / artysty w osobnej pozycji)?
Kosztorys powinien łączyć dwie – wydawałoby się sprzeczne – cechy: z jednej strony być przejrzysty, a więc pokazywać relację działaniami w projekcie a ich kosztami, z drugiej natomiast nie być zbyt szczegółowy (zbyt drobne koszty znacząco utrudnią potem Państwu rozliczanie projektu). Dobrą praktyką jest, aby kosztorys miał maksymalnie kilkanaście pozycji. Jego szczegółowość będzie w dużej mierze zależała od podejmowanych przez Państwa działań. Osobiście stosuję metodę, aby nie zbijać największych kosztów w jedną pozycję i nie robić jednej pozycji kosztorysowej obejmującej większość budżetu – wtedy raczej staram się pokazać poszczególne honoraria osobno.
- Jakie wynagrodzenie można zaplanować dla koordynatora projektu lub osób dodatkowych, wspierających realizację projektu (żeby było uznane za rozsądne przez oceniających wniosek)?
Nie ma uniwersalnej „rozsądnej” kwoty za koordynację. W pierwszej kolejności proszę zweryfikować, czy w regulaminie konkretnego programu w zakresie kosztów kwalifikowanych nie ma ograniczeń w zakresie kosztów koordynacji lub promocji (ograniczenia mogą być kwotowe i/lub procentowe). Jeśli nie ma takich wytycznych, to wynagrodzenia te powinny być proporcjonalne z jednej strony do ilości pracy, której projekt wymaga, z drugiej do pozostałych kosztów w projekcie.
- Czy w kosztorysie można zawrzeć pozycję „Pozostałe wydatki” czyli bufor finansowy? Czy nasz wkład własny należy tak traktować?
Budżet powinien być spójny z opisem projektu, a także zrozumiały dla osób oceniających wnioski. Kategoria „pozostałe wydatki” nie spełnia tych dwóch kryteriów: nie wiadomo, jakiego rodzaju są to koszty, czy nie będą to koszty niekwalifikowane w ramach projektu. Nawet jeśli będzie to sfinansowane z wkładu własnego, to biorąc pod uwagę, że wkład własny oznacza kilkanaście procent budżetu – nie będzie to wyglądało dobrze.
- W jaki sposób rozliczyć koszty pracownika etatowego w projekcie?
Jeśli regulamin dopuszcza rozliczenie kosztów pracowników w kosztach kwalifikowanych (proszę uważać, bo nie zawsze jest tka możliwość), opcje są dwie:
- oddelegowanie pracownika – na podstawie dokumentu, w którym określacie Państwo część etatu, którą pracownik będzie przeznaczał na realizację projektu, możecie rozliczyć proporcjonalnie część wynagrodzenia;
- dodatkowy aneks, zwiększający zakres obowiązków i związane z tym dodatkowe wynagrodzenie; wtedy rozliczacie Państwo w kosztach dodatek.
Wnioski do programów MKiDN 2024 – inne kwestie
- Jakich słów należy używać, bo lepiej działają na czytających wnioski?
Adekwatnych do podejmowanych przez Państwa działań oraz bez błędów. Same słowa jednak niewiele dają, jeśli wniosek jest napisany chaotycznie i niespójnie – to te kwestie podlegają szczególnej ocenie.
- Czy dyrektor może być koordynatorem projektu?
Formalnie nie ma przeciwwskazań, natomiast pytanie, czy chcecie Państwo rozliczać wynagrodzenie dyrektora w kosztach projektu? Nie jest to niemożliwe, ale nie jest to też proste formalnie: konieczne będzie przygotowanie dodatkowej dokumentacji – oddelegowania lub czasowego zwiększenia zakresu obowiązków. Ponieważ umowę z dyrektorem podpisuje organizator, to on taką dokumentację powinien Państwu podpisać (o ile wyrazi na to zgodę). Proszę także pamiętać o regulacjach prawnych dot. wynagradzania dyrektorów publicznych instytucji (tzw. ustawa kominowa).
- Proszę o parę zdań na temat ewaluacji – prostych narzędzi zaplanowanych na etapie pisania projektu?
Ewaluacja to przede wszystkim ocena projektu – jego przebiegu, zakładanych i osiągniętych efektów oraz wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Może mieć różne formy: dyskusji w zespole koordynującym, ankiety dla uczestników projektu czy badania ewaluacyjnego prowadzonym przez zewnętrzną firmą. Wszystko zależy od tego, jak szeroko zakrojoną ewaluację chcecie Państwo przeprowadzić oraz jakimi środkami finansowymi dysponujecie.
- Czy jako osoba zatrudniona w instytucji w ramach kosztów kwalifikowalnych mogę uczestniczyć w projekcie jako usługodawca i mieć z tego tytułu wynagrodzenie? A jeśli nie, to czy po prostu można w nim uczestniczyć w ramach wolontariatu? Czy można te umiejętności wykorzystać jako wkład własny (stanowisko pracy nie wiąże się charakterem usługi)?
Jeśli zakres świadczonych usług nie pokrywa się z zakresem obowiązków – to tak, dodatkowe świadczenia po stronie pracownika mogą być częścią projektu. Jednocześnie należy mieć w pamięci, że osoba prowadząca działalność gospodarczą w momencie świadczenia usług na rzecz pracodawcy traci prawo do preferencyjnego ZUS a pracownicy zatrudnieni na umowy o dzieło lub zlecenie u własnego pracodawcy podlegają pełnym składkom ZUS, łącznie z ZUS pracodawcy.
Wolontariat możecie Państwo świadczyć zawsze, natomiast wycena pracy wolontariuszy nie może być wliczona do kosztów projektu (także po stronie wkładu własnego – wkład własny musi być finansowy, a więc muszą być przepływy finansowe na koncie, czego w przypadku pracy wolontariackiej nie ma). Część programów dopuszcza możliwość rozliczenia kosztów ubezpieczenia, transportu i noclegów dla wolontariuszy – jednak w przypadku, kiedy jesteście Państwo pracownikami instytucji, działanie takie wydaje się nieuzasadnione, bo koszty te powinny być rozliczane w ramach delegacji.
Dowiedz się więcej:
Przydatne artykuły:
Wnioski do programów MKiDN 2024 dla bibliotek w pytaniach i odpowiedziach (część 1/2) ➜
Jak dobrze przygotować harmonogram we wniosku do programów MKiDN? ➜
5 popularnych błędów we wnioskach do MKiDN ➜
Przeczytaj o programach dotacyjnych MKiDN2024:
Promocja czytelnictwa 2024 ➜
Partnerstwo dla książki 2024 ➜
Edukacja kulturalna 2024 ➜
Kultura dostępna 2024 ➜