Każdy wniosek o dotację potrzebuje swojego uzasadnienia dla planowanych działań i kosztów. Nie inaczej jest w przypadku programu Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) 2024, w którym biblioteki mogą uzyskać dofinansowanie na rozwój kadr. Z czego mogą szkolić się bibliotekarze? Przede wszystkim z tego, co będzie im potrzebne, czego jeszcze nie wiedzą i co przyniesie korzyść dla całej instytucji! Aby dowiedzieć się co to jest, potrzebna jest diagnoza potrzeb szkoleniowych.
Na czym polega program KFS – Krajowy Fundusz Szkoleniowy?
Określenie potrzeb szkoleniowych w KFS
Powiatowe Urzędy Pracy (PUP) przeznaczają środki KFS na finansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawcy. Jednym z rodzajów kosztów kwalifikowalnych dotacji są również wydatki na określenie potrzeb szkoleniowych w tym zakresie.
Diagnoza potrzeb szkoleniowych może dotyczyć całej organizacji lub poszczególnych pracowników. Pracodawca składający wniosek do KFS musi wskazać uzasadnienie planowanych wydatków, które wynika np. z poradnictwa lub konsultacji udzielonej przez firmę szkoleniową bądź doradczą.
Na czym polega diagnoza potrzeb szkoleniowych?
Diagnoza opiera się na zadawaniu pytań. Nie tylko bezpośrednich do pracowników. Dyrektor sam powinien odpowiedzieć najpierw na pytania o priorytety i kierunek rozwoju całej organizacji. Bowiem kompetencje pracowników powinny wpisywać się w ogólną strategię. Zatem drugie pytanie brzmi: do czego pracownikom potrzebny jest ogólny rozwój czy wiedza?
Diagnoza potrzeb szkoleniowych nie jest dodatkiem do szkolenia, ale jedną z części projektu szkoleniowego. Umiejętność zadania dobrych pytań, to umiejętność uzyskania odpowiedzi, które pozwolą podejmować dobre decyzje. Brak odpowiedniej diagnozy może skutkować sytuacją, w której treść zamówionego szkolenia będzie nieadekwatna do zapotrzebowania lub aktualnego stanu wiedzy albo możliwości technicznych uczestników.
Cel diagnozowania
Dobrze przeprowadzona diagnoza potrzeb szkoleniowych pozwala:
- zdefiniować i jasno określić problem, z którym zmagają się pracownicy,
- wyznaczyć cel, który pracownicy mogą osiągnąć przy pomocy dobrze przeprowadzonego szkolenia,
- określić zawartość szkolenia, które będzie mogło być oparte na realnych sytuacjach i rzeczywistych przykładach,
- nawiązać kontakt pomiędzy trenerem a kadrą kierowniczą i pracownikami organizacji,
Dzięki dobrze dobranemu programowi szkoleń, pracownicy będą mieli szansę rozwinąć swoje umiejętności, poszerzyć wiedzę i zyskać motywację do wykorzystywania nowych kompetencji w codziennej pracy.
Metody identyfikacji potrzeb szkoleniowych
Diagnoza jest badaniem, a nie słowną konsultacją („To czego potrzebujecie się dowiedzieć?”). Jej wynikiem jest raport (formalny dokument) z analizą potrzeb, rekomendacjami, pomysłami na działania. Istnieje kilka metod badawczych, które można wykorzystać do tego celu, m.in.:
Dla pojedynczych pracowników:
- Kwestionariusz – dokument zawierający kilkanaście – kilkadziesiąt pytań służących zebraniu informacji, które mają zostać przeanalizowane
- Wywiad – rozmowa prowadzącego wywiad z jedną osobą lub grupą osób, prowadzi przede wszystkim do zbadania atmosfery pracy, panujących norm, oczekiwań względem szkolenia,
- Ocena 360 stopni – zdefiniowanie kompetencji pracownika z perspektywy współpracowników i klientów zewnętrznych.
Dla całej organizacji:
- Mapa problemów – graficzne przedstawienie schematu potencjalnych przeszkód, ich przyczyn i działań zaradczych,
- Studium przypadku – analiza rzeczywistej sytuacji organizacji lub konkretnych działów, zawiera opis wydarzeń i możliwe scenariusze ich rozwiązania,
- Analiza dokumentów – analiza regulaminów, pism, materiałów promocyjnych, raportów.
Kilka pytań na koniec
Czego uczestnicy chcieliby się nauczyć?
Czego Ty, jako manager, chciałbyś/chciałabyś, aby się nauczyli?
Z czym mają problem Twoi (współ)pracownicy?
Czy dostrzegają oni swój brak kompetencji?
Czy pracownicy wiedzą, czego się od nich wymaga?
Jakiego rodzaju działanie wspierające, zdaniem uczestników / przełożonych warto podjąć?
