W formularzu wniosku do Programów MKiDN harmonogram ma nieszczęśliwe miejsce – pod sam koniec. Dodatkowo za preliminarzem (kosztorysem). Uczynienie go kolejnym krokiem po tym najbardziej wymagającym i wzbudzającym największe emocje elemencie aplikacji nie było fortunne. A co ważniejsze: wprowadza zwodnicze rozluźnienie i pozwala traktować go z mniejszą niż należyta powagą.
Przepis na sukces
Harmonogram jest tak samo istotną częścią projektu, jak każda inna. W niczym nie ustępuje opisowi koncepcji, elementom składowym ani nawet kosztorysowi (tak, tak…). Wyobraźmy sobie, że opisany przez nas projekt w formularzu jest przepisem: przepisem, jak zrealizować z sukcesem działanie w sferze kultury. W przepisie są nie tylko istotne składniki, sposób postępowania, ale również kolejność wykonywania poszczególnych elementów. Mało tego, bez wcześniej zaplanowanych zakupów, nie będzie w ogóle żadnej potrawy. Także, aby zrobić na przykład ciasto musimy upewnić się czy mamy wszystkie składniki, jeżeli czegoś nam brakuje: czeka nas wycieczka do sklepu.
Potem, w odpowiednich proporcjach i kolejności mieszamy składniki. Powinniśmy również zaplanować rozgrzanie piekarnika w odpowiednim momencie, a także trzymać w nim ciasto odpowiednio długo: nie za długo, ani nie za krótko. Jeżeli pominiemy któryś z elementów, albo wykonamy pewne czynności w nieodpowiedniej kolejności – to nie zawsze znaczy, że wypiek skończy się klapą, ale może smakować albo wyglądać inaczej, niż to, co zaplanowaliśmy.
Podobnie jest z harmonogramami projektów kulturalnych. Składają się one z poszczególnych elementów, wykonywanych w odpowiedniej kolejności, tak by z sukcesem je zrealizować. Od naszej skrupulatności zależy, czy wykonamy je wszystkie, na czas i z sukcesem.
Etapy realizacji projektu
To, co często umyka wnioskodawcom to powaga problemu z jednej strony, a sens opracowywania harmonogramów, z drugiej. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto realizując jakikolwiek projekt kulturalny nie podpisywał umowy z wykonawcą, kiedy ten był już na miejscu, albo nie dokupił materiałów biurowych 29 listopada… no właśnie! :) Stąd, we wnioskach wciąż można znaleźć harmonogramy trzyetapowe: początek działań, ich realizacja i zakończenie działań. Tak jest mniej więcej w siedmiu aplikacjach na dziesięć.
Czy to duży błąd? Z jednej strony można powiedzieć: nie, nieduży. Ot, jeden, może dwa punkciki w dół. Ale wagę jednego albo dwóch punkcików najlepiej rozumieją ci, którzy znaleźli się już kiedyś tuż pod kreską. Nie warto na tak prostym działaniu ich tracić. Nie mówiąc już o utracie twarzy i dobrej reputacji. „Oto projekt perfekcyjnie przygotowany, dopracowany w najdrobniejszych szczegółach: innowacyjny, kreatywny i realizowany w miejscowości do 20 tys. mieszkańców w jednym” – a na koniec klops (trzymając się kulinarnych metafor). Trzypunktowy harmonogram.
Harmonogram profesjonalisty
Harmonogram jest ostatecznym przypieczętowaniem naszego autorytetu jako profesjonalistów w realizacji przedsięwzięć kulturalnych. Może dosadnie unaocznić, że znamy się na tym, co robimy, że jesteśmy prawdziwymi zawodowcami, rutyniarzami w swoim fachu. Niejeden projekt za nami, potrafimy wszystko zaplanować, wykonujemy czynności w odpowiedniej kolejności, przewidujemy czas trwania poszczególnych etapów, zostawiamy zapas na ewentualne niespodziewane zdarzenia. A to jest z kolei jest gwarancją, że przyznanie nam dotacji będzie słuszną decyzją. Nie zapominajmy o tym.
Jak dobrze przygotować harmonogram we wniosku?
A jak przygotować dobry harmonogram? Bardzo prosto. Proszę wziąć kartkę, albo arkusz Excela i na razie na brudno – spisać krok po kroku wszystkie czynności, które trzeba wykonać, by zrealizować projekt, na opracowanie którego poświęciliśmy tyle czasu. Excelowa czy brudnopisowa tabelka powinna mieć trzy kolumny: harmonogram, elementy składowe i kosztorys. Każdy (!!!) z elementów składowych zadania konsumuje czas. W związku z tym, punktów w harmonogramie musi (tak, musi – a nie „powinno”) być tyle samo, co elementów składowych zadania. Scalając ze sobą elementy składowe i harmonogram ubezpieczamy się na wszystkich polach i profesjonalizujemy swoją aplikację.
Większość elementów składowych (chociaż oczywiście nie wszystkie) wiąże się z ponoszeniem kosztów. Także przygotowując taką kontrolną tabelkę, pieczemy dwie pieczenie na jednym ogniu. Tworzymy profesjonalny kosztorys, kontrolujemy elementy składowe zadania i sprawdzamy, czy w kosztorysie niczego nie pominęliśmy.
Łatwe? Łatwe.
Nawet jeżeli tworzenie dodatkowej tabelki teraz wydaje się niepotrzebną stratą czasu i dodatkową robotą, szczególnie mniej wprawionych w przygotowanie aplikacji, może uchronić przed poważnymi błędami. Warto jej przygotowanie wpisać w harmonogram tworzenia wniosku.
Powodzenia!
