Instytucje kultury, takie jak centra kultury, biblioteki, muzea czy teatry podejmują wiele inicjatyw na rzecz lokalnej publiczności. Bardzo często są to wydarzenia o różnorodnym charakterze. Każde z nich ma określony cel, ścisłe ramy czasowe i budżet oraz zakres prac do wykonania. Realizacja wydarzeń nieodłącznie wiąże się z ryzykiem. Stąd propozycja opracowania uniwersalnego katalogu ryzyka dla projektów kulturalnych.
Wydarzenie kulturalne jako projekt
W czasie pracy nad projektem kulturalnym często mamy do czynienia ze zmianami i adaptacją projektu do nowych warunków. Zmiany mogą wynikać ze specyfiki tych projektów, na przykład: konieczności ułożenia harmonogramu przesłuchań drugiego etapu konkursu muzycznego po zrealizowaniu pierwszego etapu, przygotowania technicznego sceny na koncert po otrzymaniu szczegółów od artysty lub sposób aranżacji wystawy w obiekcie po ustaleniu listy wszystkich eksponatów przez kuratora wystawy. Zmiany mogą również dotyczyć z konieczności dostosowania działań do wymagań otoczenia, np. sponsorów: aranżacja przestrzeni z uwzględnieniem elementów identyfikacji wizualnej sponsora, organizacja ekskluzywnego wywiadu artysty z partnerem medialnym.
Podczas prac projektowych trzeba liczyć się z ryzykiem, czyli z niepewnymi zdarzeniami, które w przypadku wystąpienia mogą mieć negatywny wpływ na projekt.
Dlatego też identyfikacja ryzyka, analiza, a następnie podjęcie adekwatnych działań jest ważną częścią realizacji projektu, ponieważ może przyczynić się do zrealizowania celu projektu z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z czasu, zasobów, zakresu projektu przy określonej jakości.
Dane do katalogu ryzyka
Materiał wyjściowy do opracowania katalogu ryzyka został zebrany w trakcie badań do doktoratu, jest realizowany przy współpracy Politechniki Wrocławskiej i firmy Good Books Marcin Skabka. Badania dotyczyły możliwości zastosowania modelu zarządzania ryzykiem w projektach kulturalnych z wykorzystaniem podejścia Scrum. Doktorat. Szczegółowo założenia modelu zostały opisane w artykule „Scrum in Project Risk Management in Cultural Institutions” (Alicja Krawczyńska, Scrum in Project Risk Management in Cultural Institutions, Cultural Management: Science and Education 6 No. 1 (2022), s: 39-53). Badania były prowadzone w okresie od kwietnia do października 2022 roku podczas realizacji 5 różnych projektów w 5 różnych instytucjach kultury. W ramach badań uzyskano listy działań projektowych z przypisanym ryzykiem. Dodatkowo zostały przeprowadzone wywiady i ankiety.
Rejestr ryzyka dla projektów kulturalnych z zastosowanem metody ATOM
Metoda ATOM (Active Threat & Opportunity Management), powstała na bazie praktycznego doświadczenia twórców, Davida Hillsona i Petera Simona. Autorzy metody zalecają, aby opis ryzyka składał się z następujących elementów: przyczyna – ryzyko – skutek. Podczas identyfikacji i analizy ryzyka David Hillson i Peter Simon zalecają używanie konstrukcji:
jako efekt <efekt>, może wystąpić <ryzyko>, które doprowadzi do <skutek>.
Biorąc pod uwagę specyfikę projektów kulturalnych i specyfikę instytucji kultury, a także uwarunkowania działalności tych instytucji wynikających z przepisów o finansach publicznych, autorki katalogu proponują, aby w rejestrze ryzyka dla projektów kulturalnych znajdowały się następujące informacje:
- podstawowe dane projektu: nazwa projektu, kierownik (koordynator) projektu, data utworzenia rejestru, data ostatniej modyfikacji (stale aktualizowana);
- dane dotyczące ryzyka: numer porządkowy, krótka nazwa, pełny opis według schematu przyczyna-ryzyko-skutek, właściciel ryzyka;
- analiza ryzyka: prawdopodobieństwo wystąpienia (od 1 do 5), wpływ na cele projektu (od 1 do 5), punktacja, czyli iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu;
- reakcja na ryzyko: sposób reakcji: unikanie, przeniesienie, redukcja, tolerowanie i monitoring;
- informacja o podjętych działaniach w przypadku wystąpienia ryzyka.
Konstrukcja rejestru ryzyka dla projektu kulturalnego
Kluczową częścią rejestru jest opis ryzyka, dlatego też w ramach raportu zaproponowano katalog ryzyka. Zawiera on 140 rekordów obejmujących różne aspekty realizacji projektów kulturalnych, znajduje się w załączonym raporcie. Raport może stanowić praktyczną pomoc w opracowywaniu rejestrów ryzyka w instytucjach kultury.
Przykładowy katalog ryzyka w projektach kulturalnych z zastosowaniem metodologii ATOM
Autorki raportu:
Alicja Krawczyńska (mgr inż.) Wydział Zarządzania, Politechnika Wrocławska, alicja.krawczyńska@pwr.edu.pl
https://orcid.org/0000-0001-6109-9508
Dorota Kuchta (prof. dr hab. inż.), Wydział Zarządzania, Politechnika Wrocławska,
https://orcid.org/0000-0002-9747-0759
Agata Klaus-Rosińska (dr ab. inż. prof. Uczelni), Kierownik Zespołu Naukowego Zarządzania Projektami, Logistyki i Zarządzania Jakością, Wydział Zarządzania, Politechnika Wrocławska
https://orcid.org/0000-0003-4862-0500
Dowiedz się więcej
Chcesz zostać mistrzem organizacji bibliotecznych wydarzeń i poznać zaawansowane metody zarządzania projektami? Zorganizuj szkolenie z cyklu Zarządzanie projektowe dla siebie i swoich współpracowników!
