Poniższe odpowiedzi dotyczą programów Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa, Kultura Dostępna oraz Edukacja kulturalna. Odpowiedzi opracowała Małgorzata Mostek.
Spis treści:
- Który program
- Złożenie wniosku w systemie EBOI
- Koszty osobowe
- Koszty
- Partnerzy
- Promocja
- Części opisowe
- Online
- Inne
1. KTÓRY PROGRAM?
Spotkanie autorskie powinno być w Partnerstwie dla książki czy w Promocji czytelnictwa?
To zależy, jakie funkcje to spotkanie ma pełnić. Jeśli jest elementem działań animujących czytelnictwo w bibliotekach publicznych – to do Partnerstwa. Jeśli dotyczy promocji literatury – do Promocji czytelnictwa. W obu przypadkach rekomenduję zastanowienie się, w jaki sposób spotkanie z autorem/autorką wspiera realizację celów danego programu.
Czy można przenieść wniosek z Promocji czytelnictwa na Partnerstwo dla książki bez korekty, czy trzeba coś zmienić?
Należy przede wszystko, zweryfikować cele projektu – oba programy mają inne założenia merytoryczne. Inaczej też są określane preferowane grupy docelowe. Szczególnie należy uważać na różnice w kosztach kwalifikowanych – programy mają różne regulacje w tym zakresie.
W którym programie można pisać wniosek na rękodzieło w bibliotece?
To zależy, co za rękodzieło i jaka jest jego funkcja. Jeśli jest to element działań animujących czytelnictwo w bibliotekach publicznych – to do Partnerstwa dla książki. Jeśli natomiast jest to kwestia przekazywania tradycji, to polecam zajrzeć do regulaminu programu Kultura ludowa. Za każdym razem należy zadać sobie pytanie, czy działanie to wspiera cel danego programu.
Czy wydanie regionalnego elementarza, będącego efektem pracy społeczności lokalnej to w ramach Promocji czytelnictwa czy Partnerstwa dla książki?
W obu programach jest to możliwe przy zastrzeżeniu:
tak jako wydanie materiałów promocyjnych i dokumentacyjnych stanowiących część zadania (tylko wydawnictwa towarzyszące, nieobjęte dystrybucją na rynku księgarskim; publikacje nie mogą być związane z działaniami dotyczącymi tworzenia, redagowania, produkcji, dystrybucji, digitalizacji i publikacji utworów muzycznych i literackich, w tym przekładów).
Nie jako koszty wydania publikacji książkowych (wydawnictwa książkowe /elektroniczne dystrybuowane na rynku księgarskim).
2. ZŁOŻENIE WNIOSKU W SYSTEMIE EBOI
Czy wniosek wysłany 17.11 jest możliwy do edytowania?
Tak, do 30 listopada można edytować złożony wniosek. Należy to zrobić przez aktualizację złożonego już wniosku a nie poprzez wysłanie nowego wniosku (jeśli zostanie złożone za dużo wniosków od jednego podmiotu, kolejne ponad limit będą uznane za błędne formalnie).
Czy można wysłać poprawiony wniosek w eboi, który nie przeszedł, czy trzeba przepisać od nowa?
Nie ma możliwości ponownego złożenia jeszcze raz tego samego wniosku w systemie – do każdego roku są udostępniane nowe formularze. Dlatego należy utworzyć nowy wniosek i skopiować treść poprzedniego. Przy okazji przenoszenia wniosku polecam przyjrzeć się szczególnie uważnie założeniom projektu, datom jego realizacji, aktualnej sytuacji społecznej i pandemicznej i zaktualizować te elementy, które tego wymagają.
Czy wniosek składany teraz tylko w wersji online?
Tak.
Czy w przypadku starania się o 100% dofinansowania, to w polu VII.6 zaznaczamy TAK i wtedy otwiera się to dodatkowe pole na uzasadnienie?
Tak, dokładnie.
3. KOSZTY OSOBOWE
A czy osoba pisząca wniosek może być koordynatorem projektu?
Tak, oczywiście, nie ma w tym względzie przeciwskazań.
Jeżeli pracownik jest koordynatorem to trzeba aneks?
Jeśli:
- rozliczamy część pensji, to konieczne jest oddelegowanie do realizacji zadania.
- chcemy wypłacić dodatkowe wynagrodzenie, to powinien być aneks zwiększający wymiar/zakres etatu.
- pracownik/pracowniczka nie ma koordynacji projektu w zakresie obowiązku, można także przygotować dodatkową umowę na koordynację (umowę zlecenie).
Jeżeli koordynatorem jest dyrektor instytucji (czas nienormowany pracy), to co wpisujemy – zwiększenie wymiaru?
Jeśli nie zwiększamy wynagrodzenia, to powinno być oddelegowanie do realizacji zadania.
Jeśli zwiększamy wynagrodzenie, to ponieważ dyrektor instytucji kultury jest powoływany przez organizatora, należałoby się w pierwszej kolejności skonsultować ze specjalistą ds. kadrowych u organizatora instytucji, czy możliwe jest dodatkowe wynagrodzenie dla dyrektora za koordynację projektu.
Koordynatorem projektu będzie pracownik, będzie finansowany ze środków dotacji na umowę zlecenie? Czy można tak ująć we wniosku?
Tak, jeśli tylko pracownik nie ma koordynacji w podstawowym zakresie obowiązków z tytułu umowy o pracę.
Koszty obsługi księgowej mogą być wpisane w kosztorys?
Tak, przy czym, jeśli są finansowane z dotacji, mogą wynosić maksymalnie 10% dotacji (w przypadku programu Promocja czytelnictwa oraz Edukacja kulturalna jest dodatkowy limit 30 tys. złotych).
Czy zamiast kosztów koordynatora w kosztorysie można wpisać koszt osoby odpowiedzialnej za merytorykę?
Nie rekomenduję takiej zmiany – osoba odpowiedzialna za merytorykę nie jest wymieniona na liście osób w kosztach kwalifikowanych. Koordynator/ka projektu będzie bezpieczniejszym rozwiązaniem, bez ryzyka błędu formalnego.
4. KOSZTY
Mam pytanie o koszty spotkań z autorskich, z artystami itp. jak to wyceniać?
Zapytać zaproszone osoby o stawki lub pobliskie biblioteki / organizacje, ile płacą za spotkania.
W ramach dotacji można zakupić materiały na warsztaty?
Jako zakup materiałów niezbędnych do realizacji zadania – jeśli to miałyby być jakieś szczególne koszty, poza standardowymi materiałami biurowymi czy plastycznymi, warto to opisać w części opisowej wniosku.
Czy w planowaniu kosztu wynagrodzenia autora, prelegenta itp. w rubryce koszty trzeba znów podać imię i nazwisko, czy wystarczy to, co było podane w opisie i charakterystyce?
Proszę nie podawać nazwisk w kosztorysie, ponieważ w przypadku zmiany osoby będziecie musieli Państwo aneksować umowę (zmieni się nazwa kosztu).
Czy w promocji czytelnictwa można zakupić gry planszowe dla dzieci?
Realizowane z dotacji zakupy sprzętu i materiałów poniżej 10 tys. zł netto (koszt jednostkowy), które mogą być wykorzystywane poza projektem, wymagają uzasadnienia w części opisowej wniosku.
Czy zakup bębnów też kwalifikują się w limity 10% w programie Kultura Dostępna?
Zakup instrumentów jako elementów wyposażenia instytucji powinien się znaleźć raczej we wniosku do programu Infrastruktura kultury lub Infrastruktura domów kultury.
Czyli jeśli nie planujemy wydarzeń online, to nie można zakupić środków trwałych?
Z dotacji w ogóle nie można dokonywać zakupu środków trwałych, czyli zakupów powyżej kosztów jednostkowych 10 tys. zł netto. Zakupy sprzętu i materiałów poniżej 10 tys. zł netto, które mogą być wykorzystywane poza projektem, wymagają uzasadnienia w części opisowej wniosku. Zakupy te mogą być przeznaczone wyłącznie na działania on-line.
Jeśli potrzebujecie Państwo konkretnych materiałów używanych na warsztatach czy spotkaniach (materiały biurowe, plastyczne itp.), to są to zakupy przypisane do danego projektu i uzasadnione.
Czy wycieczka do muzeum z noclegiem może być opłacona z dotacji (jako część projektu)?
Tak, jeśli jest to merytorycznie uzasadnione. Proszę uważać na sposób rozliczenia: program Kultura Dostępna honoruje m.in. faktury za wynajem transportu, natomiast programy Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa oraz Edukacja kulturalna tylko rozliczenie paliwa na podstawie ewidencji pojazdu.
Czy preliminarzu w nazwie kosztów wyszczególniamy poszczególne honoraria dla każdego szkoleniowca/prelegenta? Czy wystarczy podać łączny koszt?
To zależy, jaką macie Państwo konstrukcję budżetu – jeśli są w nim głównie koszty szkoleń, to dobrze jest to rozbić na mniejsze części. Wtedy widać, że macie projekt przemyślany i zweryfikowany pod względem kosztów. Jeśli szkolenia są jednym z elementów, to można je podać jako jeden koszt, podając wtedy w opisie ilość szkoleń.
5. PARTNERZY
Czy partnerem może być Koło Gospodyń Wiejskich? Czy partner to współorganizator?
Tak, może być. Określenie zależy od roli KGW w projekcie – jeśli organizuje razem z Państwem projekt, to oczywiście jako współorganizator.
Tu przy okazji: w różnych programach różnie są określana rubryka na podmioty współpracujące – czasem jest miejsce na partnerów, czasem na współorganizatorów zadania. Z perspektywy wniosku nazwa nie ma aż tak dużego znaczenia, liczy się bardziej fakt nawiązania współpracy i realne zaangażowanie partnera w realizację projektu.
Czy miejska biblioteka publiczna może występować jako partner w projekcie z infrastruktury kultury? Wniosek ma zamiar złożyć BWA.
Tak, oczywiście. Co więcej, bycie partnerem projektu nie blokuje Państwu możliwości składania własnych wniosków w tym programie.
6. PROMOCJA
Ile trzeba czasu na promocję, aby spełnić wymogi?
W tym zakresie nie ma wymogów – to zależy, w jaki sposób Państwo działacie, jakich macie partnerów, jak szybko potraficie zebrać grupę odbiorców.
A jaka kwota powinna być przeznaczona na promocje i reklamę, aby nie była za mała?
Tutaj nie ma wytycznych. Należy zadbać przede wszystkim o to, żeby promocja była adekwatna do celów i grupy docelowej projektu. To znaczy: jeśli robicie Państwo szkolenie dla bibliotekarzy, to nie ma powodu, by oplakatowywać całe miasto. Jeśli natomiast chcecie dotrzeć do uczniów szkół podstawowych, to informacja na stronie www biblioteki może okazać się umiarkowanie skuteczna.
Czy koszt reklamy w mediach też jest objęty 10%?
Tylko w programie Kultura Dostępna. W programach Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa oraz Edukacja kulturalna – nie ma takiego zapisu.
7. CZĘŚCI OPISOWE
Jak bardzo szczegółowo należy opisywać szkolenia w pkt. B.2 elementy składowe, czy podajemy nazwiska prowadzących, czas trwania, szczegółowy opis szkoleń?
Jeśli już na tym etapie wiecie Państwo, kto będzie realizował szkolenia, to warto włączyć te osoby do wniosku. Można je opisać w części B.2 lub B.3 – osoby odpowiedzialne za realizcję projektu.
Czas trwania można podać, chociaż warto to zrobić z zachowaniem pewnej elastyczności: albo w widełkach (4-6h) albo w jakimś limicie (co najmniej 4h).
Zamiast szczegółowego opisu szkoleń polecam 2-3 zdania dotyczące tematu szkolenia i jego związku z celem projektu. Wtedy nawet jak zmieni się tytuł czy osoba prowadząca, zrealizujecie Państwo założenia wniosku.
Co jest istotne w tych biogramach?
Istotne jest pokazanie związku doświadczenia danej osoby z zadaniami, jakie ma realizować i/lub z tematyką projektu. Nie warto wklejać wszystkich informacji o całym życiorysie zawodowym, lecz kluczowe fakty i osiągnięcia.
Czy w punkcie B.2. w opisie działań należy podać dokładny koszt planowanych spotkań/wydarzeń, koszty noclegów, promocji etc.?
Nie, należy te działania opisać, ale nie trzeba w tym miejscu podawać ich kostów – n to jest miejsce w budżecie.
Czy opis doświadczenia ma dotyczyć osób piszących wniosek czy instytucji, do której należą? A jeśli nie są zrealizowane żadne projekty, to co tam wpisać?
W rubryce B.3. istotne jest podanie doświadczenia indywidualnego. W Dotychczasowej działalności wnioskodawcy – działalność instytucji. Nawet jeśli nie realizujecie Państwo projektów, to przecież prowadzicie działania kulturalne, edukacyjne i upowszechniające, macie swoich czytelników, spotkania, warsztaty… Warto do tego zasobu sięgnąć.
O co chodzi w końcowych pytaniach odnośnie do planu rozwoju na dalsze lata?
Należy w tym miejscu pokazać, że projekt jest realizowany w relacji do innych działań instytucji, ale że to działanie jest czymś więcej niż nasze standardowe aktywności i pozwala się nam rozwijać. Dobrze pokazać konsekwencję w działaniu organizacji (także konsekwencję w rozwoju oferty). Jeśli jest strategia organizacji / miasta / regionu, warto się do niej odwołać.
Jeśli w regulaminie są dodatkowe wytyczne np. dotyczące wielkości organizacji lub konkretnej grupy docelowej, do której jest adresowany projekt, to jest miejsce, w którym należy to wpisać.
Należy na ten punkt zwrócić szczególną uwagę, ponieważ brany jest on pod uwagę przy ocenie organizacyjnej i strategicznej.
8. ONLINE
Czy można zmienić w trakcie realizacji spotkanie stacjonarne na online? (pandemia)
Tak, regulamin dopuszcza taką możliwość. Należy wtedy zgłosić do instytucji zarządzającej konieczność dokonania zmian. Zmiany są możliwe pod warunkiem zachowania ogólnej zgodności zadania z zakresem danego programu.
Czy zadania w ramach projektu – na etapie pisania – musza mieć alternatywę on-line? I co z tymi zadaniami, których nie da się zrealizować w ten sposób?
Dobrze mieć to przynajmniej wstępnie przemyślane. Jeśli nie wszystko da się przenieść do on-line, można zrezygnować z tej części projektu, zgłaszając zmianę do instytucji zarządzającej.
9. INNE
Czy do wniosku można załączyć list polecający osobę realizującą projekt?
Nie ma takiej konieczności, ale załączniki można dołączyć do wniosku w zakładce 5.
Czy po szkoleniach, jeśli są zaplanowane zajęcia pilotażowe po szkoleniach to zrezygnować z tego? [pytanie dotyczy Zadania 1 z programu Partnerstwo dla książki]
Jeśli zajęcia są praktyczną częścią warsztatu i nie stanowią osobnego działania animacyjnego, to mogą zostać jako część projektu. Gdyby miał z tego powstać osobny projekt animacyjny, wtedy należy złożyć na to osobny wniosek.
Czy niewypełnienie pola B9 dotyczącego dostępności w Promocji czytelnictwa jest błędem?
System EBOI będzie Państwa zmuszał do wpisania tam czegokolwiek, ponieważ pole to jest obowiązkowe. Rekomenduję wykorzystać to pole na zastanowienie się, czy podejmowane w ramach projektu działania są dostępne albo co zrobić, aby były. W przypadku projektu szkoleniowego warto poprosić trenerów o uwzględnienie tej kwestii w planie / tematyce szkoleń.
Zobacz nagranie z webinarium „Wnioski MKiDN last-minute: pytania i odpowiedzi”! ➔
