Koniec wakacji to jednocześnie początek wzmożonej działalności instytucji kultury, w tym bibliotek. To czas planowania nadchodzących imprez i wydarzeń. Aby dobrze się do nich przygotować, warto zwrócić baczną uwagę na zapisy w regulaminie imprezy. Jak taki regulamin stworzyć? Co mieć na uwadze, aby zadbać o bezpieczeństwo uczestników, a także organizatorów? Odpowiedzi na te i inne pytania poznali uczestnicy szkolenia „Jak tworzyć regulaminy imprez kulturalnych, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony danych osobowych jej uczestników?” w Bibliotece Miejskiej w Morągu.
Regulamin imprezy kulturalnej – przyjaciel czy wróg organizatora?
Podczas szkolenia zastanawialiśmy się, czy i do czego przydaje się regulamin imprezy kulturalnej. Czy faktycznie może być przydatnym narzędziem dla organizatora imprezy? Uczestnicy poznali specyfikę regulaminów imprez kulturalnych oraz prawne aspekty ich tworzenia. Po kolei omawialiśmy poszczególne elementy wzorcowego regulaminu, wraz z przykładowymi postanowieniami. Omówiliśmy też warunki kwalifikacji imprezy jako imprezy masowej. Poruszyliśmy kwestie tego, jakie odpowiedzialności ciążą na organizatorach. Uczestnicy szkolenia dowiedzieli się, w jaki sposób należy udostępniać regulamin uczestnikom oraz jak wprowadzać w dokumencie ewentualne zmiany.
Ochrona danych osobowych uczestników imprezy kulturalnej
Część szkolenia została poświęcona ochronie danych osobowych. Omówiliśmy zarówno ogólne zasady ochrony danych osobowych i podstawowe pojęcia z zakresu RODO, jak również sposoby legalnego przetwarzania danych różnych kategorii, szczególnie uczestników imprez kulturalnych. Kwestie te w dużej mierze były już znane uczestnikom, stwierdzili oni jednak zgodnie, że powtórka będzie bardzo przydatna. Na przykładach uczyliśmy się, jakie są prawidłowe i nieprawidłowe sposoby zabezpieczenia danych.
Wizerunek uczestników i możliwości jego rozpowszechniania
Szczególnym zainteresowaniem cieszył się temat korzystania z i rozpowszechniania wizerunku uczestników imprezy kulturalnej. Najpierw zaprezentowałam przepisy regulujące kwestie ochrony wizerunku, które zawarte są w kodeksie cywilnym, ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz RODO. Następnie, na bazie pytań uczestników szkolenia i przykładów, wskazałam konkretne rozwiązania, jak zgodnie z prawem korzystać z cudzego wizerunku. Dużo uwagi poświęciliśmy zagadnieniu utrwalania i rozpowszechniania wizerunku dzieci.
Obecnie trudno wyobrazić sobie relację z imprezy i promocję działalności instytucji kultury bez korzystania ze zdjęć i filmów wykonanych w czasie imprez. Z pewnością zdobyta podczas szkolenia wiedza zostanie w praktyce wykorzystana przez bibliotekarzy, którzy brali udział w szkoleniu.
Konkursy na Facebooku zgodnie z prawem
Przy okazji poszczególnych pytań uczestników szkolenia poruszyliśmy też temat konkursów i loterii, w tym konkursów na Facebooku. Są one chętnie organizowane przez wiele instytucji kultury – jest to jednak zagadnienie obwarowane wieloma regulacjami! Należy się z nimi koniecznie zapoznać w celu prawidłowej organizacji tego typu działań promocyjnych. Ma to jeszcze większe znaczenie, jeśli zamierzamy korzystać z prac stworzonych w ramach danego konkursu.
