Pandemia COVID 19 przyśpieszyła transformację cyfrową instytucji kultury. Jak się okazało, to dzięki digitalizacji, w obliczu lockdownu, ośrodki kultury mogły utrzymywać kontakt ze swoja publicznością. Oczywiście nie było to rozwiązanie idealne, choćby z powodu braku sprzętu oraz procedur pozwalających na skuteczne działania w przestrzeni cyfrowej. Nie bez znaczenia były także niewystarczające kompetencje cyfrowe kadr kultury.
Teraz ta sytuacja ma szansę się zmienić! Narodowe Centrum Kultury przeznaczy od 80 do 200 tysięcy dla każdej instytucji, która zwycięży w konkursie grantowym „Konwersja cyfrowa domów kultury”. Tę kwotę będzie można przeznaczyć na wszystkie aspekty cyfrowej transformacji: od zakupu sprzętu, aż po zaawansowane szkolenia pracowników.
Zacznijmy jednak od początku i przeanalizujmy wspólnie 5 etapów przeprowadzenia skutecznej transformacji cyfrowej ośrodka kultury.
1. Diagnoza
Czy jako managerowie ośrodków kultury prowadziliście kiedykolwiek diagnozę potrzeb cyfrowych pośród swoich pracowników? Pytanie może wydawać się banalne, ale ma kolosalne znaczenie. Może się bowiem okazać, że Wasz zespół nie posiada np. służbowych smartfonów, które w dużej mierze ułatwiają komunikację między pracownikami. Osobiście znam wielu pracowników instytucji kultury szczycących się faktem że np. nie używają smartfona, czy też nie posiadają konta na portalu społecznościowym.
Cyfryzacja organizacji pracy, czyli zacznijmy od siebie
Samobadanie to pierwszy krok do postawienia diagnozy:
Najpierw badamy własnych pracowników – czyli kompetencje cyfrowe naszego zespołu. Ich zaawansowanie technologiczne oraz wyposażenie. Pandemia obnażyła braki w wyposażeniu służbowym takie jak np. brak:
- komputera przenośnego (laptopa) – a przecież chcemy pracować zdalnie,
- kamerki i mikrofonu – w przypadku komputerów stacjonarnych,
- smartfonów i telefonów służbowych – utrudnienie w kontaktowaniu się z zespołem,
- brak dostępu do Internetu w miejscu zamieszkania.
Komunikacja z publicznością
Zbadajmy potrzeby publiczności, aby jak najlepiej dostosować naszą ofertę oraz narzędzia cyfrowe stosowane do jej realizacji, do potrzeb i specyfiki naszego odbiorcy. Przestrzegam przed bezrefleksyjnym naśladowaniem innych instytucji i kupowaniem sprzętu czy oprogramowania. Później nie jest wykorzystywane, bo okazuje się że nasza własna publiczność potrzebowała innego, bardziej zindywidualizowanego podejścia do realizowanej oferty kulturalnej.
2. Procedury, polityki i sposoby działania w świecie cyfrowym
Czy Twoja instytucja ma stworzoną politykę działań cyfrowych? Czy ktoś stworzył odpowiednie procedury postępowania i działania w sferze cyfrowej? Jeśli nie, możesz być pewien, że w działania Twojego zespołu wkradnie się chaos. Dlaczego? Choćby dlatego, że nie ustalicie wspólnie z zespołem z jakiego komunikatora korzystacie służbowo, jakiego oprogramowania używacie do prowadzenia transmisji online lub w której chmurze przechowujecie ważne dla Was dokumenty i materiały marketingowe etc. Brak takich ustaleń spowoduje problemy w komunikacji oraz olbrzymią frustrację. Doświadczały tego polskie szkoły, które w trybie ekspresowym musiały przestawić się na zdalną naukę. Okazywało się wtedy, że brak strategii owocował tym, że każdy nauczyciel używał innego narzędzia do prowadzenia lekcji online. To zaś wywołało zamęt wśród uczniów, którzy mimo, że technologie nie stanowiły dla nich problemu, nie mogli zapamiętać że Pan od matematyki woli Zooma a Pani z biologii wysyła zadania domowe przez Messengera.
3. Hardware i software – sprzęt i oprogramowanie
Jeśli już wiemy, czego potrzebuje nasz zespół oraz jakich działań spodziewa się nasza publiczność, możemy przystąpić do zakupów sprzętu. Strategii kupowania sprzętu jest wiele i chętnie podzielimy się dobrymi praktykami. Niemniej warto pamiętać, że instytucje kultury mogą i powinny w takim przypadku łączyć się w konsorcja zakupowe. Wtedy będą miały najlepszą pozycję negocjacyjną z dystrybutorem sprzętu. Zakup sprzętu w grupie zakupowej może nastręczać trudności z powodu formalności. Jednak w przypadku oprogramowania lub też licencji powinno być łatwiej. Udowadniają to biblioteki tworząc konsorcja zakupowe takich usług, jak licencja do serwisu Legimi czy IBUK Libra. Ale także kupując wspólnie np. oprogramowanie ActionTrack do tworzenia mobilnych gier terenowych i szlaków kulturowych!
Idealnym przykładem jak przenosić klasyczne działania animacyjne do przestrzeni wirtualnej jest zamiana klasycznych gier terenowych, miejskich, questów etc. w wersje mobilne.
4. Kompetencje cyfrowe
Nowoczesny sprzęt to nie wszystko. Przecież centra kultury tworzą ludzie. Jakie kompetencje cyfrowe są niezbędne do obsługi nowych narzędzi, zmiany formy komunikacji z odbiorcami i zbudowania oferty na miarę naszych czasów?
Zobacz nasze szkolenia w kategoriach:
- Korzystanie z narzędzi i programów komputerowych ➔
- Obsługa nowych technologii, takich jak VR i druk 3D ➔
- Grywalizacja – gry w edukacji i kulturze ➔
- Wykorzystanie aplikacji mobilnych ➔
- Audio-video, czyli tworzenie podcastów i nagrywanie filmów ➔
- Marketing – promocja cyfrowych działań kultury ➔
- Zapewnienie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami ➔
5. Budowa oferty hybrydowej – jak mądrze łączyć rzeczywistość offline i online
Nie czekaj ze wszystkimi działaniami do czasu, aż zakończy się pandemia. Wykorzystaj obecną sytuację oraz dotację „Konwersja cyfrowa domów kultury”, aby pozyskać nowe umiejętności.
Dowiedz się, jak stworzyć hybrydową ofertę swojej instytucji. Dlaczego hybrydową? Kolejne pokolenia uczą się, pracują i spędzają czas w rzeczywistości online. To świat, w którym funkcjonują i w którym czują się dobrze. Ale też taki, od którego czasami chcieliby uciec.
Hybrydowe działania, łączące sferę online i offline, pomogą Ci realizować dotychczasowe projekty, a zarazem ukażą wiele nowych możliwości na ciekawe działania w przyszłości.
Złóż wniosek w programie dotacyjnym „Konwersja cyfrowa domów kultury”
Celem konkursu jest wyposażenie ośrodków kultury w kompetencje i umiejętności niezbędne do prowadzenia i dalszego rozwijania statutowych działań. Nabór wniosków w konkursie odbywa się do 10 maja 2021 roku. Minimalna kwota wnioskowanego dofinansowania wynosi 80.000 zł, zaś maksymalna – 200.000 zł.
