Public Relations w bibliotece i organizacja różnej wielkości wydarzeń to był główny temat szkolenia dla bibliotekarzy w Krakowie, które zorganizowaliśmy w formie online pod koniec czerwca.
Silny stereotyp, dotyczący zarówno zawodu bibliotekarza jak i wizerunku samej biblioteki jest z pewnością wystarczającym powodem, żeby zacząć myślenie o diametralnej zmianie tego obrazu. Dokonać się to może przez szereg czynności. Począwszy od zmiany wizualnej bibliotek, jakości obsługi, szerokiego dostępu do usług elektronicznych a skończywszy na atrakcyjnych wydarzeniach kierowanych do poszczególnych grup odbiorców.
Szkolenie dla bibliotekarzy w Krakowie
Celem szkolenia dla Biblioteki Kraków było wyposażenie uczestników w narzędzia niezbędne do właściwego planowania działań public relations. A także dbanie o ich spójną wizję, zarówno pod względem łatwo identyfikowalnej szaty graficznej jak konsekwentnie kreowanego wizerunku książnicy, który ma trafić do świadomości odbiorców.
Podczas szkolenia online przede wszystkim odpowiedzieliśmy sobie na pytanie, czym jest public relations w bibliotece. Zwróciliśmy uwagę na to, czy biblioteka naprawdę zachęca potencjalnych użytkowników do jej odwiedzenia, czy raczej tworzy niewidzialne bariery, generując niezrozumiałe komunikaty i wprawiając co bardziej nieśmiałych czytelników w zakłopotanie.
Plusy i minusy małej filii bibliotecznej
Zastanowiliśmy się nad atutami i minusami własnej placówki i nauką przekształcania wartości ujemnych w pozytywne. Tam, gdzie nie można zorganizować dużego wydarzenia, można przecież zorganizować „Najmniejszy festiwal bajkowy świata”. Omówiliśmy zatem dodatnie i ujemne strony organizowania wydarzeń kulturalnych w bibliotece i poza nią np. na targach czy festiwalach.
W kolejnym etapie szkolenia przedstawiliśmy w telegraficznym skrócie typologię ludzkich osobowości i ich wpływu na działanie zespołu. Jest to wiedza, która ma w przyszłości ułatwić działania w zespole nad jakimś wydarzeniem. Jest niezwykle pomocna przy prowadzeniu rozmów z partnerami wydarzenia, sponsorami i gośćmi.
Public Relations w bibliotece
Pierwsza część szkolenia miała skłonić uczestniczące w nim osoby do refleksji nad misją własnej placówki i jej przekazem, który generuje w kierunku użytkowników. Natomiast druga część została zaplanowana jako spotkanie o charakterze bardziej warsztatowym. Nastawiliśmy się na przekazanie praktycznej wiedzy i umiejętności odnośnie kreowania eventów w każdym stadium. Między innymi krok po kroku omówiliśmy:
- planowanie,
- szukanie partnerów medialnych,
- promocję imprezy,
- organizowanie warsztatów,
- rozdzielanie zadań,
- korzystanie z mediów społecznościowych,
- sposoby pisania notatek prasowych,
- kontakty z prasą, radiem oraz telewizją.
Poszukiwanie sponsorów
Osobny punkt szkolenia poświęcony został szukaniu sponsorów. Uczestnicy dowiedzieli się, w jaki sposób identyfikować target sponsora. A także wartości, które sponsor stara się „sprzedać” razem ze swoimi produktami. Dzięki temu bibliotekarze będą umieć znaleźć punkty zbieżne działalności danej firmy z celami swojej placówki. Takim punktem może być na przykład ta sama grupa odbiorców. Po wyznaczeniu stycznych będzie prościej ustalić wspólne cele.
Przedstawiliśmy sposoby najskuteczniejszego kontaktu z potencjalnymi sponsorami i podtrzymywania z nimi stałej, opartej na partnerstwie relacji. Kolejny dział szkolenia poświęcony został podstawowym zasadom bezpieczeństwa, których należy przestrzegać planując wydarzenie.
Nie zapomnieliśmy także o identyfikacji wizualnej organizatorów i gości. Na przykład koszulki z logiem, identyfikatory, oraz rozdawanie gościom opasek, które sprawdzają się do celów statystycznych. Także mogą służyć jako narzędzia do identyfikacji zagubionych na imprezie dzieci czy choćby jako bon zniżkowy na posiłek w pobliskiej restauracji.
Ewaluacja bibliotecznego wydarzenia
Na ostatniej części szkolenia dla bibliotekarzy skupiliśmy się na konkretnych wskazówkach, które pomogą organizatorom wydarzeń przeprowadzić je w sposób zaplanowany i kontrolowany. Ochronią ich również przed niepotrzebnymi zawirowaniami i nerwami. Poruszyliśmy zagadnienia związane z korzystaniem z pomocy wolontariuszy i tym, jakie może to rodzić niebezpieczeństwa.
Wyjaśniliśmy kwestie związane z działaniami, które należy dokonywać po zakończonym wydarzeniu, takimi jak podziękowania dla uczestników, sponsorów, organizatorów i gości. Niemniej ważnym jest też głoszenie następnej edycji eventu i najważniejsze – wyciąganie wniosków na przyszłość i nieustanne ulepszanie swoich wydarzeń. Na koniec szkolenia wszyscy zostali zachęceni do tego, by działania z zakresu public relations w bibliotece realizować w sposób odważny, kreatywny i oczywiście nieustannie podnosząc sobie poprzeczkę.
Jeżeli chcesz zorganizować podobne szkolenie w swojej bibliotece – napisz lub zadzwoń do nas: szkolenia@goodbooks.pl; 794 561 495.
